Hur man tar sig genom stora projekt

På företaget dyker det alltid upp större och längre projekt: arbetsuppgifter som ska fortgå under en längre period och som har en strikt deadline att följa. Projektet kan bestå av en mindre grupp personer eller flera tusen medarbetare. Det är ett stressigt jobb att ansvara över ett projekt och kan vara svårt att driva igenom och nå slutmålet. 

Flytande planering

I början av ett projekt gör man alltid en planering, en slags detaljplan över projektet från början till slut. Man håller möten för att lösa framtida problem och se var det kan bli flaskhalsar. Men det betyder inte att saker och ting kommer att flyta på. Det finns alltid oförutsägbara variabler och problem som man inte ens har tänkt på. Då gäller det att planeringen är flytande, det vill säga att det går att ändra i planeringen medan man jobbar. Det kallas ofta för agil planering och något som alla i projektets ledning borde vara väl insatta i för att kunna arbeta med dessa metoder.

Få driv i projektet

Ett stort och långgående projekt kommer att innehålla tråkiga delmoment, eller moment där allting verkar gå fel. Vid sådana tillfällen är det extra viktigt att alla medarbetare kan tackla motgångarna och hålla kvar sitt driv. Ett projekt kräver hängivenhet i alla led. Det är bra att peppa och uppmuntra sin medarbetare. Försök att hitta tillfällen där ni kan samlas och prata om projektet, ge medarbetarna ett forum där de kan tala öppet om hur det går, om de problem och framgånger som de möter.

Halvvägs igenom, eller redan i starten, kan projektledningen bjuda in medarbetarna till en kickoff. Där kan ni lära känna varandra, prata om projektet och ha roligt ihop. Teambuildning är ett vanligt tema på kickoffer och är ni en mindre grupp är det helt klart väsentligt att alla har samma driv. I större projekt med hundra eller tusen personer är det svårare att skapa en slags gemenskap men ändå viktigt att alla delar förstår att projektet inte går att genomföra utan dem!

Tydliga roller

Något som alltid är viktigt när många är inblandade i ett och samma projekt är att alla roller är tydligt definierade och alla vet vilket ansvar de har. Om ett problem dyker upp blir det lätt att identifiera vems ansvar detta är och således vem som kan ha svar på hur problemet ska tacklas. Detta betyder dock inte att alla måste hålla fast vid detta och inte göra något utanför sin egen roll. Stora projekt avslutas genom samarbeten och detta är inget som naturligt uppstår när alla bara ignorerar saker som faller utanför deras område. Engagemang är det som får arbetet att drivas framåt, och när alla kan känna engagemang inte bara för sin egen del utan även för projektet som en helhet kommer detta även bli synligt i det slutgiltiga resultatet.